Recenti studi dimostrano che la gestione dell’inventario in ristorazione non è né tossica né provoca strane malattie, al contrario pare che migliori la salute del tuo locale.
Ti sembra che esageri?
Ok, lo so, sono stato sarcastico.
Ma la verità è che l’inventario in ristorazione è una delle cose meno considerate dal ristoratore.
Eppure si tratta di una delle cose tra le più importanti in assoluto.
Le cause
Il perché un ristoratore non voglia fare l’inventario non è tema di questo articolo.
Non me ne frega giudicarti, voglio solo aiutarti a superare questa situazione di stallo che rischi di mandarti a gambe all’aria.
Sì, perché non fare l’inventario nel proprio ristorante significa non avere sotto controllo moltissimi aspetti del proprio locale.
- Ti sfuggono gli acquisti, perché non sai esattamente cosa ti serve sul serio e cosa potresti evitare
Non controlli il tuo responsabile agli acquisti il quale potrebbe ordinare ad minchiam con superficialità per negligenza o in mala fede - Non sai se la roba che hai in magazzino sia corretta e non sai se qualcuno si sta approfittando portandosi merce a casa
- Ti mancano le basi per un vero food cost, non puoi calcolare quello consuntivo
- Non conosci il costo del venduto, in questo modo non puoi distinguere le materie prime vendute da quelle utilizzate
- Non hai nessun tipo di indicatore per la salute della tua azienda
In sintesi, senza la gestione dell’inventario hai un solo metodo a tua disposizione ed è quello dell’ad minchiam.
Sappiamo bene entrambi che il metodo ad minchiam è l’antitesi del controllo economico e senza un controllo economico gestito bene il fallimento è dietro l’angolo.
Ecco, questa è la vera tossicità.
La tossicità
Tutte le volte che vado da un cliente per la prima volta, la prima cosa che faccio è chiedere tutto un insieme di dati.
Sapendo che tanto ci metterà un poco prima di darmeli allora faccio un giro del magazzino, apro frigoriferi, controllo dispense, guardo negli armadi, ecc.
Insomma cerco di farmi subito un’idea di cosa mi aspetterà.
Non ci crederai, ma quasi sempre scopro un quantitativo di sprechi prima che io stesso mi metta a controllare la corrispondenza con le materie prime esistenti e l’uso e il consumo che se ne fa.
Non voglio fare il fenomeno, ma non è che mi sfuggano le decine di latte di olio per frittura ammassate nel magazzino. Soprattutto se non sei una friggitoria.
Va bene essere un ristorante di pregio dove il vino è di un certo tipo, ma non puoi avere una cantina con dentro decine di bottiglie per tipo. Sicuramente hai quelle più richieste, ma in mezzo ci sono anche quelle che vendi raramente.
Potrei continuare per ogni tipo di materia prima, partendo dalla farina fino ad arrivare al pesce più pregiato, ma tanto ci siamo capiti.
Perché accade tutto ciò?
In teoria dovresti dirmelo tu, ma siccome so che ti ritroveresti a balbettare qualcosa per giustificarti, te lo dico io.
Hai solo due possibilità:
- Non fai l’inventario
- Fai l’inventario ma te ne fotti di cosa c’è scritto sopra
Giuro, non so cosa sia peggio.
Ripeto, non voglio giudicarti, ma rendiamoci conto che questo è un problema gravissimo.
La diagnosi
L’inventario è un documento che devi sviluppare almeno una volta al mese e non è né fine a se stesso né serve ad attività burocratiche tanto per dire che è stato fatto.
L’inventario conta per te i pezzi, i litri e i chili di materia prima nel tuo locale.
Hai un riscontro continuo delle materie prime consumate.
Se prendi in considerazione solo questo ti bastano un paio di inventari per capire che certe materie prime le compri in eccesso.
Basta vedere che tra un inventario e l’altro quel tipo di merce è in continuo incremento come giacenza, allora qualcosa non sta andando nel verso giusto.
Ma di contro, se non fai un riscontro tra ciò che hai contato e quello che ti dice il tuo gestionale, rischio di non accorgerti che qualcuno dei tuoi si porta merce a casa.
Riesci a calcolare perfettamente la differenza tra il costo delle materie prime consumate e quello delle materie prime vendute.
Come sai questa differenza è fondamentale per il calcolo del tuo food cost e per la salute dei tuoi numeri.
E sempre parlando di numeri, l’inventario ti mostra gli indicatori strategici della salute della tua attività.
Tutto questo ti metterà nelle condizioni di non avere più un conto economico basato su dati approssimativi, al contrario si parlerà solo di dati certi e accertati.
La cura
La prima buona cosa da fare per fare un inventario è farlo.
Forse ti sembra banale ma troppe volte mi capita di arrivare in bar e ristoranti e vedere che non viene minimamente preso in considerazione.
Darsi un metodo nel farlo non è male, anzi ti aiuta.
Questo metodo va dal darsi delle regole nella compilazione a darsi delle regole nello stoccaggio e conservazione delle materie prime.
Lo devi fare mese per mese. Solo in questo modo puoi mettere a confronto quello appena fatto con quelli dei mesi precedenti.
Già questo ti mostra acquisti errati, possibili sprechi e potenziali furti.
In questo modo hai già delle prime basi per capire su cosa cominciare ad intervenire.
Ma anche le regole di stoccaggio sono importanti.
Tenere la merce sparsa per il magazzino, o peggio, su diversi magazzini, non ti aiuta ad essere efficiente nella gestione dell’inventario. Ti fa perdere un sacco di tempo.
Metti tutte le materie prime insieme, possibilmente anche ordinate in modo tale che sia facile e veloce contare. Anche in questo caso risparmi molto tempo.
Devi tenere aggiornati i prezzi di acquisto delle materie prime.
In questo modo ti puoi anche rendere conto di possibili oscillazioni nei prezzi di acquisto che non avresti notato e sui quali non saresti potuto intervenire.
L’inventario ti deve anche dare un risultato sul costo del venduto delle materie prime che, come sai, è diverso dal costo delle materie consumate.
Questo è un dato importantissimo che devi avere nei primissimi giorni del mese, perché ti permette di avere quegli indicatori fondamentali per la salute totale della tua attività.
Ultimo, ma non ultimo, un inventario dopo essere stato fatto deve anche essere controllato.
Come ti ho detto non farlo oppure farlo e non controllarlo è fatale per il tuo locale.
La ricetta
L’inventario è un elemento importantissimo del food cost del tuo locale.
Come abbiamo visto senza inventario lo stesso food cost è falsato ed è compromesso, rischiando a sua volta di compromettere irrimediabilmente la tua azienda.
Nel corso degli anni della mia carriera, ho stilato non so quanti inventari.
L’ho fatto per bar, per pizzerie, per ristoranti, per hamburgerie, insomma per ogni tipo di locale ti possa venire in mente.
Avendolo fatto attivamente, proprio come chiedo a te di farlo, mi ha fatto comprendere molti problemi e molte esigenze.
Ho capito come è meglio organizzare le materie prime e come contarle, ho compreso come dovevo gestire i magazzini e i frigoriferi, ho sviluppato quelle conoscenze di cui ti ho reso partecipe nei paragrafi sopra.
Ma ho anche sviluppato il mio metodo che ho strutturato in un file excel e che ho chiamato “Inventario Facile”.
Questo file è uno degli strumenti che metto a disposizione di chi acquista il video corso Food Cost Semplice.
Il video corso che riporta integralmente il mio metodo di gestione dell’inventario e di tutta la gestione completa del food cost.
Food Cost Semplice è un video corso che ti permetterò di tenere sotto controllo tutti i tuoi costi al centesimo facendoti così risparmiare cifre importanti. Fino a migliaia di euro che si trasformano in vero guadagno nel tuo locale.
