A ciascuno il suo: al cuoco pentole e padelle, al pittore tela e pennelli, allo scrittore carta e penna… Quale “strumento” serve al ristoratore per la gestione del suo locale?
Partiamo dal presupposto che nessuna attività professionale è facilmente da gestire senza l’ausilio di strumenti.
Non si può immaginare uno scultore senza scalpello o un falegname senza sega; non è possibile allontanarsi dall’utilizzo degli strumenti.
Un ristoratore quali strumenti usa per la gestione il suo locale?
Oggi, rispetto al passato, il ristoratore ha a disposizione gli strumenti informatici che sono assolutamente indispensabili.
Ne è a conoscenza? Li usa?
Ha certamente bisogno di gestionali, di applicazioni, di software che gli permettano la gestione:
- del suo food cost,
- del suo magazzino,
- delle quantità di materiale ordinato, consegnato e utilizzato,
- dei prezzi per decidere quando accettare o respingere determinate fatture
- e tutte quelle attività legate a informazioni che gli serviranno per non perdere di vista l’andamento del proprio locale.
È quindi assodato che senza strumenti, oggi, un ristoratore avrebbe gravissime ed enormi difficoltà nella gestione della sua attività.
L’importanza dello strumento
Eppure ci sono ancora tantissimi ristoratori che lavorano senza “strumenti” trovandosi presto o tardi in quelle difficoltà che portano inevitabilmente a chiudere battenti.
Quindi uno strumento oggi è fondamentale perché rende tutto molto più facile e più agevole.
Faccio un esempio.
Hai ordinato delle casse di vino, nel momento in cui arriva la consegna, vai subito a caricare i dati nel software, questo va immediatamente a:
- Vedere la corrispondenza con l’ordinato
- Verificare se il prezzo è conforme
- Compilare l’inventario virtuale, che poi deve trovare riscontro con il reale
In questo caso, qualunque sia la differenza tra l’ordinato e il consegnato, tra l’ordinato e il fatturato, è immediatamente evidente.
Quindi, il ristoratore, non scoprirà dopo alcuni giorni o settimane il problema o la fregatura; ha modo di verificarlo immediatamente, per questo è importante oggi avere un buon software.
Inoltre riempiendo le giuste caselle di quell’inventario virtuale, che deve comunque sempre essere confrontato con il materiale reale, puoi sempre sapere quali quantitativi hai in cantina di ogni tipo di vino, evitando di fare figure imbarazzanti con i clienti.
Qual è lo strumento migliore?
Uno strumento adeguato evidenzia subito la differenza tra l’ordinato e il consegnato, l’ordinato e il fatturato o ciò che è residuo nel tuo magazzino; ciò ti permetterà di non gestire “brutte sorprese” scoprendo subito se ci sono problemi o inghippi che, inevitabilmente, si ripercuoteranno sul tuo budget.
Ti ho parlato di “strumento adeguato” perché non è sufficiente avere lo strumento e basta.
La maggior parte dei ristoratori non ha alcun supporto informatico, piuttosto qualche vecchio registro, fogli scarabocchiati e sparsi per il locale, appunti e agende piene di informazioni inutili.
Alcuni ristoratori si attrezzano con dei gestionali forniti loro da commercialisti o software realizzati per il magazzino di aziende piuttosto che predisposti secondo le esigenze di un ristorante.
Qualcuno utilizza qualche software esistente in commercio. Posso confermare che ce n’è di validissimi, solo che questi racchiudono 2 tipi di problemi:
- Sono strumenti altamente costosi (alle volte superano di molto i 10 mila euro)
- Il migliore strumento non significa nulla se non si sanno interpretare i dati che fornisce
I software esistenti in commercio, anche se applicabili a tutti, richiedono una conoscenza della materia senza la quale, non solo i dati risultano misteriosi, ma al cambiare delle condizioni avresti difficoltà insormontabili ad adeguare il tutto.
Spesso devi ingegnarti in qualche modo, e se non hai la giusta modalità per poterlo fare, se non consoci a pieno il food cost per gestire il suo strumento adattandolo alla tue esigenze, ti trovi in gravi difficoltà oppure sei costretto a pagare aggiornamenti ed adeguamenti molto cari.
Cosa conta di più?
Prima di pensare ad un gestionale vero e proprio bisogna sempre mettersi nella condizione di conoscere la materia, questo ti permette di gestire bene il tuo food cost anche senza strumenti particolari.
E come? Starai pensando che senza delle conoscenze informatiche, e quindi prettamente tecniche, è impossibile!
Io voglio dimostrarti che non lo è affatto.
Lo “strumento” che ti do e che da valore ai 20 anni e più di esperienza che ho nella ristorazione è la conoscenza.
Il principio della conoscenza nasce da un altro aspetto, provo a spiegarmi con una domanda: “è meglio avere uno strumento molto potente ma non conoscere la materia o è meglio conoscere bene la materia e pur non avendo uno strumento? “.
Che te ne fai di uno strumento se non conosci bene la materia?
Immagina di andare a lavorare per un commercialista, arrivi e il tuo primo giorno di lavoro ti mettono davanti al tuo strumento; un software potentissimo che gestisce database clienti, dichiarazione dei redditi, stipendi dei dipendenti dei tuoi clienti, spese aziendali e chi più ne ha più ne metta.
Parliamo solo della dichiarazione dei redditi e rispondi ad una semplice domanda: “Se tu non sai assolutamente niente di come si fanno le dichiarazione dei redditi, non sai che dati servono per presentarla nei tempi e nei modi corretti come fai?
Te lo dico io!
Fai una dichiarazione dei redditi “ad minchiam” portando gravi danni al tuo cliente che poi dopo meno di un anno si vede arrivare a casa una bella cartella esattoriale.
Ma se prima di usare il tuo strumento ti forniscono la formazione giusta tutto cambia!
La conoscenza alla base di tutto!
Sarà per deformazione professionale, sarà perché parto dal presupposto che, un ristoratore deve essere assolutamente consapevole di quello che sta succedendo nel suo locale, sono più che certo che è sempre meglio conoscere molto bene la materia, quello di cui si sta trattando, piuttosto che avere uno strumento perfetto ed efficace.
Perché nel momento in cui qualcosa cambia, un’esigenza diventa differente, quel tuo software potentissimo non risponde più perfettamente alle tue esigenze e diventa praticamente e totalmente inutile, quindi un software potentissimamente inutile!
Invece, se tu conosci perfettamente la materia della gestione contabile del food cost, del controllo di gestione aziendale anche se non hai “strumenti” importanti o particolari puoi facilmente crearti da solo gli strumenti che ti servono e modificarli ogni volta su misura alle tue necessità ed esigenze.
Sto parlando di un comunissimo foglio di calcolo che Office mette a disposizione e di cui io continuo ad avvalermi; il famigerato Excel.
Io, con Excel, costruisco tutti i fogli di calcolo che mi servono e che servono ai miei clienti adattandoli ogni volta alle loro esigenze personali.
Ti posso anche affermare che, molti clienti, se li costruiscono da soli!
Dopo che sono entrati nel meccanismo, nella conoscenza della materia, sanno esattamente che cosa gli serve, sanno esattamente come fare, sanno esattamente cosa devono andare a realizzare.
È vero che ci vuole un minimo di conoscenza di Excel, ma ti assicuro che non ne serve tanta e in ogni caso io stesso do degli fogli già pronti e facilmente adeguabili e modificabili.
Ecco cosa fanno i miei clienti
Molto spesso noto che alcuni formatori ignorano il controllo di gestione e il food cost, lo fanno perché di base è una materia che non sanno trattare e forniscono ai loro clienti softwerini che servono solo a gestire il controllo in maniera standardizzata e che difficilmente vanno bene per le esigenze di tutti.
Gli strumenti, oggi come oggi, te li devi personalizzare, ti serve che tu te li costruisca da solo o comunque che i tuoi strumenti siano validi e malleabili, che tu stesso possa eventualmente adeguarli.
Ecco perché io scelgo di dare degli Excel ai miei clienti, in modo tale che loro possano anche aggiornarli, sistemarli o, sulla base di quelli, costruirsene altri secondo quelle che possono essere le loro esigenze.
A questo, come ci si arriva?
Semplicemente quando si diventa profondi conoscitori della materia, esperti di food cost.
Ti parlo di questo perché il mio vero obiettivo è quello di portarti ad essere un ristoratore assolutamente autonomo e indipendente, un ristoratore illuminato, un ristoratore che è l’amministratore della propria azienda, l’amministratore del proprio ristorante e che a tutti gli effetti sappia esattamente quello che sta succedendo all’interno del proprio ristorante guardando i numeri, guardando i bilanci!
Quindi, chi è oggi un bravo ristoratore?
È l’amministratore esperto di bilanci che si occupa di cucina, di accoglienza e di gestione del personale, ok?!
Per potere arrivare a tanto, deve semplicemente diventare padrone della materia ed è per questo che io sto mettendo in piedi il Metodo di Restaurant Performance.
Un metodo che è praticamente il frutto completo dei miei 20 e più di esperienza in ambito ristorazione.
Parti con Food Cost Semplice, che è la base fondamentale, quello che ti mette immediatamente nella condizione di abbattere i costi, senza chiacchiere ma con numeri alla mano!
Dopo aver imparato ad abbattere i costi, il metodo completo del Food Cost Semplice, ti permetterà invece di conoscere perfettamente la materia del controllo di gestione.
Attraverso il controllo di gestione e il Food Cost puoi ottenere grandi risultati e far decollare il tuo ristorante verso continui utili, perché, ricorda sempre, in ristorazione si guadagna molto.
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