Quali errori non devi fare per creare un sistema di controllo di gestione giornaliera? Scopri se li stai commettendo anche tu.
Il controllo di gestione giornaliera del tuo ristorante, a differenza del concetto che sembra difficile, è qualcosa di facile e che ogni ristoratore DEVE mettere in piedi nel suo locale se non vuole schiantarsi alla massima velocità contro il muro delle perdite di guadagno.
Esercitare il controllo di gestione nel tuo locale è importante. Spesso pensi che hai tutto sotto controllo avendo delegato alcuni aspetti a professionisti competenti e sapendo che altre cose le hai in gestione diretta.
Ottimo, ma non basta.
Purtroppo spesso scopri, a tue spese, che ciò che hai delegato era quello che dovevi tenere personalmente sotto controllo e che, inoltre, ci sono molte altre cose che hai sottovalutato e che ti stanno portando verso il tracollo.
Non capisci cosa sia, pensi di avere tutto sotto controllo quando invece i numeri non coincidono come dovrebbero. Sai che il tuo food cost non ha problemi ma intanto, invece di avere utili, hai delle continua perdite come fosse un’emorragia che non riesci a bloccare.
Che succede al tuo locale?
Il problema del controllo di gestione è che spesso gli attribuisci una scarsa considerazione, molti passaggi fondamentali vengono poco considerati e, peggio, ci sono cose che non vengono proprio fatte.
5. Creare un sistema di controllo di gestione giornaliero
Vediamo insieme quali sono le 5 cose da non fare nel controllo di gestionese non vuoi schiantare il tuo locale.
1. Pensare “ah, tanto ho il commercialista che mi aiuta!”
Questa è la cosa più sbagliata da pensare e da fare perché il commercialista non ti aiuta nel controllo di gestione giornaliero.
Il commercialista ti aiuta:
- nel redigere gli F24,
- nel dirti quando scadono i vari contributi da pagare,
- nel dirti quanta IVA devi pagare,
- nel dirti se il tuo saldo iva è a credito o a debito,
- nel farti fa le dichiarazioni
- nel farti pagare gli acconti.
Quando gli dai le fatture può farti lo scadenziario, ma non è il commercialista che ti dice quanto stai spendendo giorno per giorno, non è il lui che ti dice quant’è il tuo costo del personale giornaliero, quant’è la tua produttività oraria.
Quindi non è il commercialista certamente che ti può tenere sotto controllo e fare un controllo di gestione corretta, come un ristorante deve avere.
Ed anche se gli chiedi informazioni di questo genere lui non ha dati recenti che può darti, ti può dare informazioni che risalgono ad un anno fa, al massimo può arrivare a qualche mese fa quando a te servono questi dati aggiornati giorno per giorno.
2. Gestire la tua attività in modo approssimativo
L’approssimazione è l’antitesi di un efficiente controllo aziendale.
Più sei approssimativo, più non hai idea di quali siano i numeri giusti:
- Se non sai la differenza tra i coperti del pranzo e i coperti della sera
- Se non sai quanto è il ricavo medio del pranzo rispetto a quello della sera
- Se non sai quanto ti incide il costo del personale a pranzo anziché la sera
- Se non hai idea di quanto è il costo delle materie prime che vendi
- Se non sai quanto è il costo del venduto
- Se hai un’idea vaga di quanto ti può costare un piatto (3, 5 euro… boh!)
Ecco, questa è approssimazione e gestire l’attività con approssimazione, senza un’idea precisa di numeri, vuol dire andare a sbattere e a farsi male. Vuol dire chiudere.
3. Fare acquisti ad minchiam
Fare acquisti ad minchiam vuol dire che ogni tanto prendi la macchina, vai alla Metro, vai alla Marr, perché vai tu a fare la spesa “Almeno risparmio, almeno so cosa compro…” Questa è una grandissima cazzata perché fare acquisti cosi vuol dire fare acquisti ad minchiam.
Oppure un giorno finisci una cosa e la compri da un’altra parte, oppure compri in funzione delle offerte quindi dove costa meno oppure dove ti fanno la migliore offerta. E quindi, spesso, non hai una coerenza qualitativa da un punto di vista del prodotto.
Fare acquisti ad minchiam significa non fare dei capitolati, non fare degli accordi con i fornitori. Per cui, se tu non fai degli accordi e non blocchi i prezzi o comunque non stabilisci alcune tecniche quali il prezzo massimo, come la gestione degli accordi sulla shelf life, oppure stabilire entro quanto ti devono portare i prodotti in azienda con una scadenza più lunga, insomma tutte cose che se tu non gestisci durante gli acquisti, se non metti un metodo di controllo all’arrivo della merce per verificare se quello che hai ordinato e quello che ti hanno portato, per verificare se i prezzi sono giusti, eccetera, insomma se non fai tutto questo amico mio stai ignorando passaggi importanti nel tuo controllo di gestione.
Questo vuol dire fare acquisti ad minchiam.
4. Pensare “ah ma io faccio ristorazione, non è che sono laureato alla Bocconi!”
Pensare che per creare un controllo di gestione giornaliera, quindi, avere in mano i numeri e tenerli sotto controllo e analizzarli, vuol dire essere per forza laureati in economia o essere ragioniere, è una grossa stronzata.
“…io alla fine faccio ristorazione, mi occupo di servire piatti di dar da mangiare alla gente… Mica mi posso preoccupare di stabilire quanto mi costa una cosa, quanto incide l’affitto sul fatturato, quanto incidono le utenze…. Ma le utenze alla fine, Enel, Eni, tanto qua decidono loro… Sì ma gli indicatori… il food cost preventivo, consuntivo, il menù engineering… Eh, per tutta sta roba qua devi essere laureato…”
Non serve essere laureato, fare ristorazione vuol dire fare l’imprenditore e da imprenditore non puoi non conoscere i tuoi numeri, per tenere sotto controllo i numeri non serve una laurea, serve avere una visione imprenditoriale.
5. Non pensare che alcuni numeri non siano importanti
Quando si parla di controllo di gestione giornaliera, si parla di un controllo di gestione totale, ogni numero è importante, non c’è un numero più importante di un altro.
Ogni numero messo insieme, e quindi messo dentro un cruscotto di controllo di gestione, ti da una reale visione di quello che sta succedendo nella tua azienda. Non ci sono numeri di serie A e numeri di serie B. I numeri sono tutti importanti!
Per esempio l’importanza dei coperti a pranzo rispetto a quelli della cena può sembrare una banalità, eppure già questo dato semplice ti può dare delle risposte importantissime. Te la faccio semplice: in cucina hai 3 persone ed altre 2 ne hai in sala, a pranzo fai 20 coperti e a cena ne fai 70. Sono gli stessi numeri? Hai gli stessi costi? Ottieni gli stessi guadagni?
Immagina di combinare tutti questi dati con il food cost e con gli altri costi. Non pensare che alcuni numeri non siano importanti.
Questo che hai letto appartiene alla serie di articoli su Le 7 tappe fondamentali per portare un ristorante in guadagno, e come ti ho promesso in ogni tappa ti avrei dato 5 cose da non fare e 5 fare. Anche questo argomento, come qualcuno in precedenza, ha bisogno di essere espresso bene, per questo motivo ho deciso che la seconda parte la troverai la prossima settimana.
Come risolvi il controllo di gestione?
Il controllo di gestione è alla base dell’attività ristorativa e dell’attività imprenditoriale, ignorarlo o farlo male porta al tracollo definitivo della tua azienda.
Le 5 cose da non fare mai sono solo una parte dei pericoli che si nascondono nel fare male il controllo di gestione. Tante altre cose pericolose possono esserci che stai sottovalutando o non prendendo in considerazione.
Per non lasciartene sfuggire nemmeno uno sappi che affronteremo questo tema, in modo importante, a RistoBusiness – il metodo professionale nella ristorazione, il corso che farò a Lido di Camaiore il prossimo 7 e 8 maggio.
Se ritieni importante questo argomento, se sei convinto di avere tutto sotto controllo ma i numeri non ti danno ragione, se navighi a vista aspettando che il tuo commercialista ti dica oggi che lo scorso anno sei andato male, allora devi prendere uno degli ultimissimi posti rimasti disponibili a RistoBusiness sperando che altri non lo abbiano fatto prima di te.
Nel frattempo che aspettiamo di vederci a RistoBusiness ti avviso che la prossima settimana completo questo argomento parlandoti delle 5 cose da fare per avere un buon controllo di gestione giornaliera nel tuo locale.
