Ecco come gestire i fornitori facendosi garantire il prezzo migliore
Ho pensato di pubblicare questo articolo perché qualche giorno fa ho postato su Facebook un messaggio relativo a come gestire i fornitori partendo proprio dalla domanda che più frequentemente mi sento fare: “Come faccio a farmi garantire, da un fornitore, il prezzo migliore?”.
Il primo commento ha immediatamente sollevato un pensiero molto comune nel mondo della ristorazione: “siccome non si pagano gli acquisti giornalmente i fornitori giocano a rialzo, quindi bisogna trovare un giusto equilibrio tra merce e costo. I suggerimenti e le strategie che fai si fanno con grandi aziende e con un’affluenza di pubblico importante, dove chi vende riesce ad abbassare il prezzo del prodotto, pur di entrare in quella azienda, importante e continuativa.”
Ecco la mia risposta: “di base hai anche ragione. Ma il problema (ed è quello che spiego in RistoBusiness) è che questo aspetto va inserito in una strategia (o come lo chiamo io, metodo) più generale e più complessiva.
La fornitura è una trattativa. Che strumenti ha chi acquista per avere un certo tipo di potere contrattuale?”
Non è importante che tu sia piccolo o grande, è importante che tu possa essere per i tuoi fornitori un cliente appetibile, continuativo e stabile.
Volumi e Stabilità
I volumi, non li devi vedere solo come “ristorante che esplode di gente“. Ma li devi vedere come “volumi di materia prime” che so che spesso queste cose vengono “sovrapposte“.
Ma se invece progetti il tuo ristorante su un format specifico, con un menù specifico, che aggredisce un target di persone specifico, che ti differenzi rispetto alla concorrenza in maniera specifica hai:
- meno materie prime da ordinare ma quelle che ti servono avranno come ordine un volume maggiore
- il fornitore, per tenere un cliente che fa un ordine della madonna, ci penserà 2 volte prima di dirti di no a prescindere
- richiamo del pubblico (perché ti differenzi) e quindi saranno i fornitori a fare a gara per averti.
Stabilità
Se con il tuo format specifico riesci a dimostrare di essere lo specialista di quel tipo di ristorazione e l’unico della tua zona/tua città, aggredirai un target di persone che si riconosce nel tuo ristorante e diventerà un cliente ricorrente, dunque una produzione costante di reddito.
Questo significa stabilità e non c’è cosa migliore per un fornitore di avere a che fare con un cliente che riesce a stare stabilmente sul mercato, perché più i clienti sono stabili, più lo sono i fornitori.
È chiaro che tutto questo, deve partire da una base che sono il controllo di gestione GIORNALIERO, un budget, un modello di business, una ricerca di mercato, come ottimizzare i giorni di “magra” (tipicamente dal lunedì al giovedì)
… i fornitori NON devono venirti incontro. I fornitori, sono aziende come il tuo ristorante e fanno il loro gioco. Ovvero, fare soldi. È il tuo ristorante che deve mettersi nelle condizioni di avere più potere contrattuale. Facendo questo, non è più un gioco a “il fornitore deve farmi un favore” ma diventa “questo cliente non è più uno dei tanti quindi non devo farmelo scappare”. Così si cambiano un po’ le regole del gioco.”
Ristorante = Azienda
Adesso partiamo ancora una volta dall’idea che il ristorante è un’azienda e come ogni azienda deve essere gestita con una programmazione e una pianificazione efficace perché l’obiettivo di ogni azienda è quello di produrre soldi.
Per amministrare la tua attività devi usare un metodo di gestione e controllo e se non lo fai o lo fai ad minchiam il risultato che otterrai sarà il fallimento.
Se vai ad analizzare, come ho scritto nel mio post, uno dei problemi che ti porta alla perdita o allo spreco di denaro è proprio il rapporto con i fornitori e al modo errato di gestire i fornitori.
Gestire i fornitori significa stare in guardia
Quante volte ti sei fatto fregare per un prodotto super scontato?
Anche il fornitore è un’azienda come te e, quindi deve fare soldi.
Non è stronzo, fa il suo gioco.
Arriva il giorno in cui lui si deve sbarazzare di un certo quantitativo di prodotto e te lo rifila ad un prezzo eccezionale. Tu ti fai convincere pensando che, essendo simile al prodotto che acquisti di solito, poco cambierà alla vista e al palato dei tuoi clienti.
Invece non sarà così e nella migliore delle ipotesi il tuo cliente se ne accorge e si lamenta e a quel punto per scusarti gli dovrai regalare la cena o fare un buono sconto che inciderà sui tuoi ricavi. Nella peggiore delle ipotesi, invece, il tuo cliente non ti dice nulla e non torna più.
Il risultato è che invece di risparmiare hai perso ricavo.
Quante volte acquisti un prodotto senza controllare la data di scadenza?
Cosa succede se il prodotto che hai acquistato ha una scadenza eccessivamente prossima rispetto a quello che serve per il tuo utilizzo?
Succede che se te ne accorgi tardi lo butti via altrimenti lo utilizzi per ricette diverse da quelle per cui era destinato. In entrambi i casi hai buttato via soldi!
Quante volte capita che ti arriva la merce che non è quella ordinata o ce n’è la metà, o te ne arriva di più per sbaglio, oppure non ti arriva proprio, oppure ti arriva un prodotto diverso dell’altro?
È fondamentale controllare quello che ricevi e verificare se la consegna è corretta per evitare brutte sorprese.
Devi pesare, contare, aprire i cartoni e controllare perché, ad esempio, il pesce il fornitore potrebbe pesartelo insieme al ghiaccio e quindi alla fine compri meno quantità di prodotto di quella che ti serve ad un prezzo nettamente più alto.
Quante volte ti è capitato di ritrovarti, da una consegna di vini, una o più casse con delle bottiglie rotte? E quante volte, invece, dei prodotti super freschi che hanno interrotto la catena del freddo e ti sono andati a male subito?
Devi sempre fare attenzione a come gestisce il fornitore o l’autista quel tipo di consegna che ti viene fatto perché il risultato finale è sempre lo stesso; ci rimetti in denaro!
Le quattro regole per gestire i fornitori
Ricapitolando devi tenere sempre in mente 4 regole:
- Mai acquistate merce sotto sconto (salvo rare eccezioni)
- Controllare le scadenze applicando il metodo della “Vita residua”
- Controllare sempre la merce che ricevi con il metodo a “Spot”
- Applicare il metodo del “Prezzo massimo”
Ti starai chiedendo adesso come fare a gestire il fornitori e tutti questi accorgimenti.
Ti dico subito che è più semplice di quello che credi.
La fornitura è una trattativa
Una volta memorizzate le 4 regole quello che devi fare è applicare il metodo di gestione e controllo realizzando un piccolo accordo scritto e firmato da te e il fornitore.
Non importa se fai toast, una pizza al taglio o gestisci un ristorante di lusso; devi farlo e devi stabilire anche la durata di quell’accordo.
Se blocchi un listino per un tot di mesi, devi sapere che poco prima della scadenza di quei mesi, bisogna rivedersi per rinegoziare l’accordo.
Anche se sai che durante il tempo che hai stabilito possono verificarsi dei problemi o delle situazioni accidentali che magari potrebbero portare il tuo fornitore a doverti dire che è necessario aumentare il listino, però, con quell’accordo hai applicato il metodo che ti permette di regolamentare eventuali cambiamenti senza subirli.
Avendo delle regole avrai sotto controllo anche gli eventuali aumenti e soprattutto avrai sotto controllo il costo delle materie prime.
Con l’accordo, puoi gestire i fornitori, puoi vincolare il prezzo dei prodotti e stabilire con il tuo fornitore il prezzo massimo su ogni prodotto evitando così di subire aumenti senza preavviso.
Puoi avere le quantità dei prodotti che ordini sempre sotto controllo in modo da poter contestare eventuali errori durante le consegne.
Puoi stabilire tempi e modi di consegna e soprattutto avere sotto controllo tutti i giorni i tuoi acquisti per sapere esattamente quanto spendi.
Tutte queste ciò fa parte di un metodo complessivo che ti insegna come avere un controllo di gestione perfetto e non quello ad minchiam basato solo su: “ho guadagnato perché ho avuto fortuna”.
Se pensi che i tuoi fornitori non firmeranno mai l’accordo delle condizioni generali d’acquisto, ti sbagli! E quando lo firmano lo rispettano!
Con il metodo di gestione hai il controllo del tuo locale
Ho tantissimi clienti che con questo metodo riescono perfettamente a gestire i fornitori e quindi posso affermare con certezza che si può fare e che funziona.
Se mi segui da un po’ sai bene cosa penso: che tu sia un bar, una gelateria, una pizzeria da asporto o da 100 coperti, un ristorante da un milione o da cinquanta euro di fatturato, non cambia nulla. È il metodo che cambia la salute della tua azienda, non è la grandezza della tua azienda che cambia il metodo.
Non importa se gestisci un locale da tempo, se l’hai appena avviato o se stai pensando di farlo; sei sempre in tempo per imparare e mettere in pratica il metodo per avere il controllo e la gestione perfetta della tua azienda che puoi trovare nel mio video corso Food Cost Semplice.
Gli elementi della trattativa
Come gestire i fornitori è il punto focale di questo articolo.
Ti basta leggere ed applicare quanto ho scritto qui per avere già una buona base di ciò che ti serve al riguardo.
Ma se vuoi conoscere nel dettaglio questa gestione, se vuoi sapere esattamente come diventare appetibile per i tuoi fornitori ed essere tu a condurre il gioco della trattativa, allora ti consiglio di approfondire con Food Cost Semplice.
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