Come organizzare gli acquisti del tuo ristorante senza buttare via denaro anche se devi rinunciare alle migliori offerte.
Il food cost ha le sue regole dalle quali non si scappa. Tra queste spiccano “I 3 punti chiave”.
- La gestione degli acquisti, la ricezione e controllo
- Costruire una scheda ricetta e tenere sotto controllo gli scarti
- Conoscere la differenza tra scarto e spreco
Se mi segui e leggi i miei articoli sai che scarto, spreco e scheda ricetta sono cose di cui parlo molto e spesso. Si tratta di punti in cui si possono bruciare migliaia di euro senza nemmeno accorgersene oppure possono fare la tua felicità se gestiti bene.
Sono punti primari del food cost.
Ma tra questi ce n’è uno che viene sottovalutato troppo e troppo spesso: la gestione degli acquisti.
Per essere più precisi si presta una certa attenzione ma questa è spesso focalizzata sulla qualità.
Se gli acquisti li fa lo chef
Quando vado da un cliente per la prima volta voglio sapere chi fa gli acquisti.
Questo cambia di molto le cose perché si rischia che ci siano sempre i due estremi che fanno tanto male alla salute del tuo ristorante.
Se gli acquisti li fa il cuoco la tua cassa può soffrire, lo sappiamo. Lui per dare il meglio del meglio impegnerebbe tranquillamente un rene (il tuo), in questo modo potrebbe dare spazio al suo estro.
Lo chef è un artista, un mago dei fornelli.
Un bravo chef è capace di tirarti fuori fantastici piatti con pochi ingredienti, apparentemente inutili e poco coerenti tra loro, quindi non lo giudico negativamente, anzi voglio dargli la sua connotazione.
Però se lo lasci troppo libero d’agire il rischio è che acquisti senza né regole né controllo.
Qua mi tocca dirlo, è un dipendente e spesso non gliene frega niente di quanto costino le materie prime, lui è lo chef, tanto paga pantalone.
Anzi lui spesso ignora le vere regole del food cost.
Acquisti ad minchiam
Prova a fare un test.
Vai in cucina, prendi i primi prodotti che ti vengono davanti e chiedi allo chef quanto costano.
Davvero, dico le cose più banali:
- Farina
- Sale
- Cipolle
- Filetto
- Uova
- Ecc.
Non continuo perché la lista è infinita. Ripeto, la prima cosa che ti capita sotto mano.
Se ti dovesse dire un valore preciso, e che tu sai essere quello corretto, allora siamo già a buon punto.
Ma se dovesse cominciare a mugugnare qualcosa e cominciare la frase con “Dovrebbe… Forse… Circa… Mi pare…” allora sappi che sei nella merda.
Se il tuo chef non sa quanto costano le cose che compra ed usa, puoi stare certo che li si annidano migliaia di euro bruciati ogni anno.
Ripeto, non ce l’ho con lo chef, ma non puoi assistere passivamente a questi sprechi di questa natura per poi ritrovarti piangente davanti all’ufficiale giudiziario.
La rovina delle offerte
Altri errori negli acquisti sono le offerte speciali.
Troppe volte mi è capitato di vedere come ci si fa intortare da furbi venditori, facendo la figura degli scemi, o inseguendo offerte impossibili.
Scusa, non offenderti, ma spesso oltre gli acquisti ad minchiam ho visto ordini troppo cazzoni.
Quando un venditore viene a farti un’offerta sulla merce almeno fattela una domanda: “Perché?”
Ma capisco che purtroppo questo può non bastare, se non conosci le regole del food cost anche la risposta a questa domanda potrebbe non significare niente per te.
Hai mai sentito parlare di Shelf Life?
Significa letteralmente “data di scadenza” ma di fatto questo termine viene usato per indicare la vita residua di un prodotto.
Te la faccio semplice, quando ti propongono una partita di alimenti a prezzi stracciatissimi allora chiedi quand’è la data di scadenza perché se è una data troppo vicina è quasi certo che l’affare lo stia facendo lui lasciando a te il danno.
Se compri una partita di carne che sta per scadere credimi non hai fatto nessun affare.
Per difenderti da questo è importante conoscere la “vita residua” del prodotto.
Lo Shelf life
Esiste un metodo per stabilire la vita residua accettabile delle materie prime, non è certo un modo ad minchiam a stabilirlo.
Si tratta un calcolo che permette di conoscere quanti sono i giorni ottimali per ogni singolo prodotto.
La vita residua del pesce fresco non è uguale a quella della carne congelata, quella delle uova non è uguale a quella della frutta di stagione.
Il metodo è semplice, devi solo sapere che l’80% della vita residua della materia prima deve essere “a casa tua”. Se la percentuale è inferiore ti consiglio proprio di non averci a che fare.
Per esempio se stai acquistando dei prodotti la cui vite media è di 10 giorni, ti basta calcolare l’80% su 10 giorni e scoprire che se la data scadenza sulla materia prima è inferiore agli 8 giorni allora non va bene.
Prendere un prodotto vicino alla scadenza significa assumersi il rischio che questo scada e sia inutilizzabile e tu ti ritrovi senza materie prime e con costi sostenuti.
Il metodo della vita residua si basa su un accordo scritto che fai con i fornitori. Un accordo che puoi trovare nei materiali del mio corso Food Cost Semplice. Questo ti mette al riparo da fregature che puoi prendere.
I grandi acquisti
Un’altra fregatura dietro l’angolo sono i grandi acquisti che ti riempiono il magazzino.
Ti faccio un esempio pratico.
Se nel tuo locale si vende vino, è normale che tu abbia la tua cantina. Dimensionata ed attrezzata per quello che serve a te.
Poi arriva il tuo fornitore che ti propone un prezzo interessante per una partita di vino che usi, unica condizione ne devi prendere molto di più di quello che acquisti di solito.
A te sembra una buona proposta, in fondo è il vino che compri sempre. Basta metterlo in magazzino e per un po’ non devi più preoccuparti di comprarlo.
Ti dico la verità. A parte la cifra a cui hai dovuto rinunciare in una volta per acquistarlo e incassare in modo dilazionato, c’è lo spazio che ti serve in più in magazzino (ammesso che tu abbia le condizione ottimali per conservarlo).
In pratica spendi tanto subito e incassi molto lentamente piccole cifre. Non mi sembra un grande affare.
Ti aggiungo anche che le aste giudiziarie sono piene di vini pregiati.
Questo non è quello
Anche cambiare temporaneamente natura di prodotto per un’offerta può essere un danno enorme.
Se la tua pizzeria è famosa per una certa qualità di prodotto non puoi ingannare i tuoi clienti, ti costa caro.
Facciamo l’esempio che tu compri sempre delle farine di un certo tipo e che la lavorazione che fai ti permette di rendere la tua pizza altamente digeribile.
Per questo sei famoso su tutto il territorio e fa parte del tuo business.
Poi arriva il tuo fornitore che ti propone una partita di farina che è “tipo” quella che usi sempre ma che costa la metà “Devi provarla, è tipo quella che ti porto sempre”.
Tu pensando di fare una cosa furba per il tuo food cost, la prendi ma questa, per caratteristica o per altro, si comporta “tipo” la solita e non alla stessa maniera.
Peccato però che nello stomaco dei tuoi clienti non si comporti “tipo” quella. L’alta digeribilità della tua pizza è andata a farsi fottere e le recensioni negative cominciano a fioccare.
Questo è un altro esempio in cui un tentativo fatto in buona fede ma senza criterio non fa altro che fare più danni che bene al tuo food cost.
L’intenzione è buona, il problema è che mancano le conoscenze.
Chi controlla cosa?
Un altro momento molto pericoloso avviene dopo l’ordine: la consegna.
E’ molto pericoloso perché viene sottovalutato, come se fosse una semplice operazione di servizio che fa solo perdere tempo
“Poggia lì…” è quello che si sente sempre dire a chi fa le consegne. Lo dici anche tu?
Eppure hai fatto l’ordine con una certa accuratezza, sei stato attento al centesimo di ogni prezzo, hai evitato che il venditore ti inserisse cose che non ti servivano e adesso bruci tutto con un semplice “Metti pure lì…”?
Quando ti consegnano la merce devi sempre poter controllare tutto, ogni singolo pezzo.
Sì, lo capisco. Tu mi dirai che spesso non hai né tempo e né modo, visto che questi consegnano quando vogliono.
Ma anche qui puoi difenderti. Basta stabilire con il tuo fornitore quando consegnare e il rischio non c’è più.
E se ogni tanto capitasse che viene fuori orario, allora accetta la merce con la riserva che la controllerai successivamente.
Non voglio dire male di chi consegna la merce, ma per esperienza ho imparato a non fidarmi perché pensano che tanto non è roba loro. Inoltre non devi fidarti a priori ma devi fidarti perché hai potuto riscontrare la consegna con l’ordine fatto.
In che modo?
La consegna ha le sue regole e anche queste posso essere stabilite prima col tuo fornitore.
Ti serve un modulo, che io do sempre ai miei studenti, nel quale inserire le modalità di consegna e di controllo.
Stabilisci anche che tutto ciò che non puoi controllare sul momento lo accetti con riserva e poi lo verifichi a fine giornata.
Ma fai anche dei controlli a spot molto approfonditi. Controlli dove periodicamente conti i pezzi, apri le scatole e controlli l’integrità del packaging, verifichi la data di scadenza.
C’è merce da rendere?
Prodotti non conformi?
In una scheda ad hoc, che io fornisco sempre ai miei studenti, indichi periodicamente quali e quanti fornitori stai controllando, in questo modo eviti di fartene sfuggire qualcuno.
Ti basta mettere la scheda a vista nel magazzino e appena un fornitore consegna ci butti l’occhio e ti rendi conto se è stato controllato oppure no.
Datti una periodicità ben precisa. Esempio 2 volte a settimana se fa consegne quotidiane.
Il segreto è il food cost
Se fino ad oggi hai sottovalutato questo punto chiave del food cost, ti invito a non farlo più.
Come ti ho già detto in queste pieghe ignorate ed inesplorate spesso si nascondono migliaia di euro di soldi tuoi che stai buttando nella spazzatura.
Se vuoi recuperare questi soldi, se non vuoi più bruciarli ma vuoi metterli in tasca, allora devi conoscere bene le regole del food cost.
Il food cost non è improvvisazione ma è una scienza esatta che risponde ai numeri e alla matematica.
Food Cost Semplice è il video corso che non solo ti spiega nel dettaglio come riconoscere queste trappole, ma ti dice esattamente come difenderti e ti da tutti gli strumenti per avere un food cost perfetto.
Ho voluto creare questo corso non solo per te che sei l’imprenditore del tuo locale, ma è anche importante che lo possa conoscere e studiare il tuo chef e chi gestisce gli acquisti.
Il video corso comprende anche diversi file e schede che ti permettono di rendere tutto pratico da subito, tra questi ho voluto inserire l’accordo scritto da firmare con i tuoi fornitori. Accordo che ti tutela e ti mette al riparo dalle brutte sorprese di ordini e consegne.
Solo con Food Cost Semplice puoi avere tutti i costi sotto controllo e fare in modo di aumentare i tuoi guadagni.
